Tres tipos de documentos que nunca debe perder

El orden en los documentos generados por cualquier actividad es fundamental para evitar multas y sanciones en el caso de ser requerido por la autoridad o necesite defenderse de un contrario. Entre estos papeles hay tres tipos de documentos que debe guardar en un lugar seguro o con un servicio externo de almacenamiento de archivos, estos son: contratos, documentos de carácter fiscal y las escrituras.

En la categoría de contratos están los de empleados, el alquiler del local, pólizas del banco, contratos de luz, agua y teléfono, y los contratos bancarios o con proveedores. Es conveniente que los guarde por varios años, aun después de haber concluido su período. Entre más importante es el documento, debe guardarlo por más tiempo. Un documento de compra de un local debe de guardarlo de 10 a 15 años después de que el negocio finalizó operaciones.

La mejor manera en que puede almacenar los contratos es por fecha, tipo y orden alfabético. Es conveniente que los escanee y conserve en formato digital para que pueda incorporarlos a la nube en una copia de seguridad.

En los documentos fiscales están los ingresos acumulables, como las facturas de venta que debe de guardar por cinco años. Según el Código Fiscal de la Federación (CFF), las depreciaciones y amortizaciones también debe almacenarlas por cinco años, a partir de la conclusión de su depreciación total.

Las actas constitutivas, contratos de asociación, constancias y las declaraciones de pagos provisionales, debe de conservarlas por un período mínimo de cinco años a partir de la fecha en que presentó la declaración del ISR.

Encapsulación de documentos

En la Escuela Nacional de Conservación, Restauración y Museografía de la UNAM, se encuentra una zona destinada al resguardo de documentos valiosos, como la Declaración de Independencia y los Sentimientos de la Nación. La técnica usada para conservarlos es parecida a lo que hacían los egipcios con las momias.

El tiempo de conservación es aproximadamente de 10 mil años. Los documentos no se deben exhibir por más de seis meses, ya que la luz los puede deteriorar. La zona de conservación tiene las condiciones de humedad, temperatura, presión e iluminación necesarias para su mejor preservación.