El resguardo de documentos y los 3 tipos de ellos que nunca debe perder2

El resguardo de documentos y su correcta clasificación y orden generados por cualquier actividad, es fundamental para evitar multas y sanciones en el caso de ser requerido por la autoridad o necesite defenderse de un contrario. Entre estos papeles hay tres tipos de documentos que debe guardar en un lugar seguro o con un servicio externo de resguardo de documentos, estos son: contratos, documentos de carácter fiscal y las escrituras.

Contratos

En la categoría de contratos están los de empleados, el alquiler del local, pólizas del banco, contratos de luz, agua y teléfono, y los contratos bancarios o con proveedores. Es conveniente que los guarde por varios años, aun después de haber concluido su período. Entre más importante es el documento, debe guardarlo por más tiempo. Un documento de compra de un local debe de guardarlo de 10 a 15 años después de que el negocio finalizó operaciones.

La mejor manera en que puede hacer el resguardo de documentos como los contratos, es por fecha, tipo y orden alfabético. Es conveniente que los escanee y conserve en formato digital para que pueda incorporarlos a la nube en una copia de seguridad. Siempre y cuando tenga los originales y realice un buen resguardo de documentos.

Documentos fiscales

En los documentos fiscales están los ingresos acumulables, como las facturas de venta que debe de guardar por cinco años. Según el Código Fiscal de la Federación (CFF), las depreciaciones y amortizaciones también debe almacenarlas por cinco años, a partir de la conclusión de su depreciación total.

Actas constitutivas y Escrituras

Las actas constitutivas, contratos de asociación, constancias y las declaraciones de pagos provisionales, debe de conservarlas por un período mínimo de cinco años a partir de la fecha en que presentó la declaración del ISR.

Finalmente, las escrituras: estatutos, modificaciones estatutarias, libros de actas, socios, escrituras sociales y demás documentación, debe de conservarlas durante el tiempo que el negocio esté activo.

Dependiendo del tamaño de sus documentos, le recomendamos tener tres archivadores, tres secciones con varios archivadores o incluso cajas, con los documentos originales que le ayudarán al control diario de la actividad de la empresa.

Otros documentos tales como resoluciones que aprueben subvenciones, inspecciones o revisiones de Hacienda y Seguridad Social, tienen su particular plazo de conservación que es entre 4 y 5 años. Siempre es importante tener un correcto resguardo de documentos, no solo de estos tres tipos, si no de todas sus áreas, sobre todo las que más consulta requieren, como contabilidad, finanzas o recursos humanos. Para ello, cada empresa debe de contar con personal capacitado con experiencia y conocimiento en el tema de archivística, o en su caso, contratar un servicio externo de resguardo de documentos.

Por ejemplo, Safe Data con más de 25 años de experiencia en el mercado, no solo hace un resguardo de documentos de manera indizada a nivel caja, expediente/carpeta o incluso por documentos, todos debidamente registrados con un código de barras. Si no que también hace las recolecciones, posteriores envíos de documentos de regreso a los clientes para sus consultas y también una custodia en unidades con sistemas de prevención de riesgos en el archivo muerto.

No dudes en contactar a Safe Data Resources para una cita de levantamiento de tu archivo y realizar un diagnóstico de tus documentos y así cotizar el servicio que necesites para controlar correctamente tus archivos, todo en beneficio de la productividad y eficiencia de tu empresa. Recuerda que el resguardo de documentos es una actividad esencial para las empresas incluso hoy día, si te interesa este tema, puedes leer este artículo,

Encapsulación de documentos

En la Escuela Nacional de Conservación, Restauración y Museografía de la UNAM, se encuentra una zona destinada al resguardo de documentos valiosos, como la Declaración de Independencia y los Sentimientos de la Nación. La técnica usada para conservarlos es parecida a lo que hacían los egipcios con las momias.

El tiempo de conservación es aproximadamente de 10 mil años. Los documentos no se deben exhibir por más de seis meses, ya que la luz los puede deteriorar. La zona de conservación tiene las condiciones de humedad, temperatura, presión e iluminación necesarias para su mejor preservación.