Organice su archivo de una vez por todas

Aunque el orden es algo esencial en nuestra vida laboral, los pendientes y las tareas diarias no nos permiten encontrar el tiempo para pausar nuestras actividades y organizarnos. Día a día dejamos que la inercia del trabajo nos guíe y después de unas semanas nos damos cuenta que nuestro espacio de trabajo se encuentra lleno de papeles, archivos y folders.

Consejos para la organización de su información:

• Evite distracciones guardando los elementos que no se usan diariamente, evitando el desorden.
• Cree un basurero para reciclaje, en este contenedor sólo desechará papeles que necesite recuperar, además de poder reutilizar esas hojas.
• Limpie y depure los muebles del archivo cada trimestre.
• Cree subcarpetas en los folders para una mejor organización.
• haga una digitalización de sus documentos y respalde la información.
• Adopte una gestión de documentos y administración de archivos, probablemente la mejor opción sea contratar una empresa de almacenamiento de archivo y digitalización de documentos.

En una escala mayor, estas pequeñas tareas de organización nos pueden ayudar a encaminar correctamente nuestro negocio para aumentar la productividad, como es el caso de uno de nuestros clientes actuales, una empresa minorista que se dedica a vender productos de ultramarinos.

Caso de éxito en resguardo de archivo y organización de documentos

Mantener un negocio en el centro de la Ciudad de México por más de 80 años es una meta que no cualquiera puede alcanzar. Cada año que pasa trae diferentes problemas a resolver, pero también, aparecen nuevas soluciones. Nuestro cliente es la única tienda de su tipo que ha sobrevivido ocho décadas en el centro capitalino. Su estrategia es mantener los valores tradicionales del negocio, en combinación con nuevas tecnologías.

Anteriormente la recepción de facturas era un proceso largo, cuando era el momento de pagar a los proveedores, el proceso duraba un día entero. Cuando esta empresa decidió contratar un servicio para la administración de sus facturas, el cambio fue contundente. La automatización del proceso de facturación redujo de forma drástica las horas que se le dedicaban a esta actividad y se produjo un ahorro evidente. Al mejorar el control y la organización de los documentos, permitió que las actividades administrativas se enfocaran en otras áreas de oportunidad para el desarrollo de la tienda.

Lo anterior es un proceso arduo pero que posteriormente tiene muchos beneficios, por lo que es recomendable contratar a un tercero que le ayude con estas tareas, como lo es el sistema de gestión documental o el servicio de digitalización de documentos. Descubrirá que varios procesos requieren menos tiempo para su realización y la productividad se incrementará al encontrarse con un sistema cómodo con el cual trabajar y darle seguimiento a la información.

Conozca los servicios que le ayudarán a organizar y tener un almacenamiento de archivo correcto de su información.

Para entender un poco mejor la gestión de documentos, visite este artículo