Dentro de una organización, cada área tiene diferentes procesos que corresponden a ciertos objetivos. En cuanto al manejo y resguardo de archivo y gestión documental, existe una mayor relevancia en estos procesos debido al alto valor que tiene esta información, la cual, en la mayoría de los casos es de carácter confidencial.

La documentación de una empresa es siempre diversa y numerosa, desde los registros contables, planeaciones y reportes de las distintas direcciones, contratos, acuerdos legales, es decir, documentos que guardan la información de los procesos y el cumplimiento de las responsabilidades legales y administrativas de la organización, todos estos documentos debes de llevar un correcto resguardo de documentos y gestión documental para su organización y eficiencia.

Parte esencial de esta gestión documental de las empresas, es lograr que la información sea identificable en todo momento, por lo cual la indización es una prioridad, puesto que es a través de ésta, que los documentos son de fácil acceso. En situaciones de crisis como demandas o aclaraciones, la empresa puede evitar grandes pérdidas de dinero por tener su archivo en orden e identificado.

¿De qué me sirve la gestión documental?

La relevancia de un área de archivo donde se resguardan los documentos radica en hacer cumplir en tiempo y forma el sistema de gestión documental, que es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos dentro de una organización, lo que a su vez permite su recuperación, tiempo de conservación o eliminación, bajo los principios de racionalización de la información y economía. Además de la consulta, envío y cumplimiento de tareas entre áreas basado en los archivos de cada una de estas.

En este sentido, puede concluirse que su objetivo principal es: centralizar, controlar, administrar y resguardar la información de forma práctica y segura. Si bien, algunas empresas aún conservan su archivo y sus procesos de gestión documental de forma física, necesitan contar con herramientas tecnológicas que le permitan un sistema de conservación y preservación de sus documentos de forma eficiente en el tiempo y espacio.

Es por lo anterior, que el archivo digital se ha convertido en una excelente opción. Un empleado autorizado puede tener acceso a la información sin importar la hora o el lugar donde se encuentre, hace posible la estandarización y mejora continua de los procesos que hacen evidencia y registro de las distintas actividades y trámites que se llevan a cabo dentro de la organización.

Adicionalmente, un archivo digital permite contar con un soporte de conservación y preservación de la información y con altos estándares de seguridad. Esos datos que se capturan, se trasladan a un documento digital a través de la tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) de digitalización, que facilitan el manejo de documentos. Finalmente se ‘suben’ a una nube con acceso restringido para mantener su privacidad. Este proceso es parte de la digitalización de documentos que favorece a la gestión documental para las empresas.

Beneficios de la gestión documental

Cuando se opta por un archivo digital, existe un alto nivel de control en las personas que acceden y manejan la información, se genera mayor productividad y se fomenta un trabajo colaborativo entre los empleados bajo lineamientos puntuales sobre el manejo de la información.

Es importante que las empresas consideren una planeación sobre la administración de archivos, dirigida a la generación y valoración de los documentos para determinar su uso, formato y estructura de recepción y resguardo. La intención es contar con un archivo ágil, sencillo, efectivo y seguro.

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