El costo real del papel en la oficina

A primera vista esta podría ser una pregunta fácil de contestar, puede acudir al departamento de contabilidad y revisar en los libros la cantidad exacta que paga por un millar de hojas, recibos, folders, etcétera; pero lo cierto es que el costo del papel es más profundo de lo que puede llegar a pensar.

Un estudio realizado por la empresa norteamericana Coopers & Lybrand, demostró que el 90% de las tareas típicas de una empresa giran alrededor de la búsqueda y distribución de documentos en papel y que el 30% del tiempo de los empleados se invierte en encontrar dichos documentos.

Eso no es todo, el problema del papel todavía va más allá de lo que acabamos de mencionar. Existen diversas áreas de oportunidad si decide optimizar el uso del papel en sus documentos. Otros problemas encontrados en el manejo de documentos físicos son los siguientes:
  • Diario, el 80% de los empleados invierten media hora en procesar la información de los documentos, y el 60% invierten una hora o más en rehacer el trabajo de otros.
  • El 50% de los documentos archivados en las empresas son copias o fotocopias del original.
  • El 90% de los documentos consultados día a día se manejan sin una gestión apropiada.
Trabajar de esta manera tiene un costo no sólo en el aspecto económico de su empresa, también en la productividad de sus empleados.

Cuando todo el trabajo necesario para la gestión y mantenimiento de los archivos físicos es llevado por un tercero, usted remueve a sus empleados una pesada carga laboral en la que muy probablemente no sean expertos e invertirían más tiempo del pensado, de lo contrario, los deja con más tiempo y energía para aumentar su productividad. De esta forma, la contratación de un servicio se paga sólo.

La empresa SAGE publicó un artículo donde compartía algunos consejos para reducir el uso del papel. Entre ellos se destaca la apuesta por la digitalización y la implementación de un proyecto de gestión documental. Siempre es importante considerar un servicio que incluya la organización y control de sus documentos, tanto físicos como digitales.

Reduzca los costos en su empresa

1. Gestione sus stocks e inventario. Cuando la producción se guarda de manera prolongada, se generan costos de almacenamiento y se tiene inmovilizado el capital.

2. Gestione cobros y pagos. Cobre lo antes posible los productos vendidos a los clientes y retrase el pago de proveedores al máximo, así podrá sacarle provecho a la diferencia temporal de efectivo, poniéndola a trabajar.


3. Optimice el ciclo logístico de la empresa. Es necesario eliminar los tiempos muertos, retrasos en la entrega del producto y los errores de personal, además conllevan costes adicionales.

4. Aproveche las redes sociales. Además de fidelizar a los clientes, las redes sociales pueden suplir actividades o servicios que conllevarían un costo para su empresa.

5. Reduzca los gastos financieros. La ayuda de un asesor profesional puede ser clave para pelear las tarifas establecidas de los bancos, las cuales se pueden negociar.