A primera vista esta podría ser una pregunta fácil de contestar, puede acudir al departamento de contabilidad y revisar en los libros la cantidad exacta que paga por un millar de hojas, recibos, folders, etcétera; pero lo cierto es que el costo del papel es más profundo de lo que puede llegar a pensar.

Los estudios sobre el resguardo de archivo

Un estudio acerca del almacenamiento de documentos y el papel en la oficina realizado por la empresa norteamericana Coopers & Lybrand, demostró que el 90% de las tareas típicas de una empresa giran alrededor de la búsqueda y distribución de documentos en papel y que el 30% del tiempo de los empleados se invierte en encontrar dichos documentos.

Eso no es todo, el problema del papel todavía va más allá de lo que acabamos de mencionar. Existen diversas áreas de oportunidad si decide optimizar el uso del papel en sus documentos, como cuando se hace un correcto almacenamiento de archivo. Otros problemas encontrados en el manejo de documentos físicos son los siguientes: Diario, el 80% de los empleados invierten media hora en procesar la información de los documentos, y el 60% invierten una hora o más en rehacer el trabajo de otros.

El 50% de los documentos archivados en las empresas son copias o fotocopias del original. El 90% de los documentos consultados día a día se manejan sin una gestión apropiada.

Trabajar de esta manera tiene un costo no sólo en el aspecto económico de su empresa, también en la productividad de sus empleados. El almacenamiento de documentos será siempre un aspecto sumamente importante para las empresas, a pesar de no ser considerado como tal.

El resguardo de archivo muerto realizado por un tercero

Cuando todo el trabajo necesario para el almacenamiento de archivos, su gestión y mantenimiento es llevado por un tercero, usted remueve a sus empleados una pesada carga laboral en la que muy probablemente no sean expertos e invertirían más tiempo del pensado, de lo contrario, los deja con más tiempo y energía para aumentar su productividad. De esta forma, la contratación de un servicio se paga sólo.

La empresa SAGE publicó un artículo donde compartía algunos consejos para reducir el uso del papel y hacer uso del almacenamiento de documentos. Entre ellos se destaca la apuesta por la digitalización y la implementación de un proyecto de gestión documental. Siempre es importante considerar un servicio que incluya la organización y control de sus documentos, tanto físicos como digitales.

Safe Data Resources es experto en el almacenamiento de documentos y resguardo de archivo muerto, además de la digitalización de documentos de manera indizada y organizada para las empresas. Si deseas conocer más a detalle como ser más productivo y eficiente a través de estos servicios, contáctanos.