El costo real del papel en la oficina y el almacenamiento de documentos
Los estudios sobre el resguardo de archivo
Un estudio acerca del almacenamiento de documentos y el papel en la oficina realizado por la empresa norteamericana Coopers & Lybrand, demostró que el 90% de las tareas típicas de una empresa giran alrededor de la búsqueda y distribución de documentos en papel y que el 30% del tiempo de los empleados se invierte en encontrar dichos documentos.Eso no es todo, el problema del papel todavía va más allá de lo que acabamos de mencionar. Existen diversas áreas de oportunidad si decide optimizar el uso del papel en sus documentos, como cuando se hace un correcto almacenamiento de archivo. Otros problemas encontrados en el manejo de documentos físicos son los siguientes: Diario, el 80% de los empleados invierten media hora en procesar la información de los documentos, y el 60% invierten una hora o más en rehacer el trabajo de otros.
El 50% de los documentos archivados en las empresas son copias o fotocopias del original. El 90% de los documentos consultados día a día se manejan sin una gestión apropiada.
Trabajar de esta manera tiene un costo no sólo en el aspecto económico de su empresa, también en la productividad de sus empleados. El almacenamiento de documentos será siempre un aspecto sumamente importante para las empresas, a pesar de no ser considerado como tal.
El resguardo de archivo muerto realizado por un tercero
Cuando todo el trabajo necesario para el almacenamiento de archivos, su gestión y mantenimiento es llevado por un tercero, usted remueve a sus empleados una pesada carga laboral en la que muy probablemente no sean expertos e invertirían más tiempo del pensado, de lo contrario, los deja con más tiempo y energía para aumentar su productividad. De esta forma, la contratación de un servicio se paga sólo.La empresa SAGE publicó un artículo donde compartía algunos consejos para reducir el uso del papel y hacer uso del almacenamiento de documentos. Entre ellos se destaca la apuesta por la digitalización y la implementación de un proyecto de gestión documental. Siempre es importante considerar un servicio que incluya la organización y control de sus documentos, tanto físicos como digitales.
Safe Data Resources es experto en el almacenamiento de documentos y resguardo de archivo muerto, además de la digitalización de documentos de manera indizada y organizada para las empresas. Si deseas conocer más a detalle como ser más productivo y eficiente a través de estos servicios, contáctanos.
Reduzca los costos en su empresa
1. Gestione sus stocks e inventario. Cuando la producción se guarda de manera prolongada, se generan costos de almacenamiento y se tiene inmovilizado el capital.2. Gestione cobros y pagos. Cobre lo antes posible los productos vendidos a los clientes y retrase el pago de proveedores al máximo, así podrá sacarle provecho a la diferencia temporal de efectivo, poniéndola a trabajar.
3. Optimice el ciclo logístico de la empresa. Es necesario eliminar los tiempos muertos, retrasos en la entrega del producto y los errores de personal, además conllevan costes adicionales.
4. Aproveche las redes sociales. Además de fidelizar a los clientes, las redes sociales pueden suplir actividades o servicios que conllevarían un costo para su empresa.
5. Reduzca los gastos financieros. La ayuda de un asesor profesional puede ser clave para pelear las tarifas establecidas de los bancos, las cuales se pueden negociar.
6. Reduzca espacios físicos. Contar con un proveedor para el resguardo de archivo por lo general será menos costoso que la desorganización de estos.