En algún momento de la vida todos hemos pasado por la frustración y el miedo que representa perder información. Las consecuencias de un extravío llegan a significar grandes consecuencias para un colaborador debido a las interminables horas de trabajo que debe invertir en la búsqueda y recuperación de la información.

Un estudio hecho por la compañía Coopers & Lybrand en Estados Unidos, mencionó que “el 7,5% de los documentos archivados en papel se pierden y que el 3% está mal archivado” , lo que nos muestra una situación preocupante pues dentro de las empresas no hay una cultura sobre el correcto control y gestión de documentos.

Adicionalmente, es frecuente que las organizaciones destinen un espacio sin las condiciones básicas para el almacenaje de documentos en papel, y es por esta razón es que “el 80% de los empleados invierten media hora diaria en extraer información de los documentos o de los archivos”.

Resulta importante subrayar que “el 50% de los documentos que archivan las empresas son copias o fotocopias de los documentos”, depositadas en cientos de cajas para archivo de documentos. Por ello, es indispensable establecer ciertas medidas de seguridad, a fin de evitar que un evento desafortunado se presente y en caso de que surja, conocer el protocolo a seguir.

Dentro de las acciones a realizar una vez que existe robo o extravío de algún documento, se encuentran:

• Como primer paso, busque una copia de respaldo, puede ser una fotocopia que va adjunta en algún acuse de recibo, en caso de ser un formato digital, explore la papelera o el disco de almacenamiento a partir de criterios relacionados al contenido, tema, fecha y tipo de formato.
• Identifique las áreas involucradas en la gestión del documento, revise el estatus de cada uno de ellas y elabore un reporte de extravío del documento, esto le permitirá identificar el error en la gestión y prever que sea utilizado para fines sin ética.
• Notifique de inmediato del extravío al responsable del área, es esencial, sobre todo cuando se trata de un documento que avala asuntos legales, fiscales y administrativos.
• Revise el registro de consulta de los documentos y/o la base de datos para verificar la existencia real del archivo perdido, con la intención de evitar cualquier confusión entre áreas.

Debido a que “el 90% de los documentos que se consultan diariamente se manejan sin ningún tipo de gestión apropiada para su custodia”, es sumamente conveniente que las organizaciones corporativas implementen un proyecto de gestión documental de empresas, La ventaja de contar con una mejora respecto al control de la información física “mejora en un 30% la eficacia en la búsqueda de documentos”.