Para las empresas, la gestión de la información es una de las tareas más críticas. Esto incluye tanto la preservación de datos actuales y significativos como la eliminación adecuada de documentos que, con el tiempo, se han vuelto obsoletos.

La correcta destrucción de documentos sigue siendo una parte fundamental de la gestión de la información, abarcando desde documentos personales hasta registros empresariales. Garantizar la eliminación segura de estos materiales es esencial para proteger la privacidad y prevenir posibles riesgos de seguridad. En este artículo, exploraremos las mejores prácticas para llevar a cabo la destrucción adecuada de documentos y asegurar la integridad de la información.

Según los estándares internacionales en esta materia, las obligaciones de una correcta destrucción de información son las siguientes: garantizar que no haya ningún medio de recuperar la información bajo ninguna circunstancia.

¿Cuál es la Importancia de la Destrucción de Documentos?

1. Protección de la Privacidad: Los documentos pueden contener información que va desde datos personales hasta registros financieros e históricos, datos sensibles que pueden poner en peligro la integridad de la empresa. La exposición no autorizada de esta información puede llevar a la suplantación de identidad, fraudes, extorsiones y otros delitos que involucran datos confidenciales de las empresas.

2. Evitar el Riesgo de Fugas de Información: La mala gestión o eliminación incorrecta de documentos puede permitir que caigan en manos equivocadas, lo que puede resultar en fugas de información con graves consecuencias tanto para individuos como para organizaciones.

¿Qué debemos tener en cuenta al momento iniciar un proceso de depuración y destrucción de información?

1. Identificar qué documentos se deben destruir: Antes de iniciar el proceso de destrucción, es esencial determinar qué documentos contienen información confidencial o personal, o cuáles han superado su plazo de conservación. Esto podría incluir estados de cuenta, contratos antiguos y otros documentos confidenciales que podrían ser utilizados de manera fraudulenta.

2. Métodos de Destrucción de Archivos:

a. Triturado: Contratar a una empresa certificada para la destrucción, con la confianza de que se llevará a cabo siguiendo las mejores prácticas, garantizando que la información no pueda ser recuperada bajo ninguna circunstancia.

b. Digitalización y Destrucción: La digitalización seguida de la destrucción de los documentos originales puede ser una estrategia eficaz para preservar la información en un formato más seguro y fácil de consultar.

3. Verificación de cumplimiento normativo: Asegurarse de estar al tanto de las regulaciones locales y sectoriales que rigen la gestión de información y la destrucción de documentos. Cumplir con estas regulaciones es esencial para evitar sanciones.

4. Certificado de Destrucción: Si se trabaja con un servicio profesional de destrucción de documentos, es importante solicitar un certificado que confirme la destrucción segura y completa de los materiales, junto con un documento que detalla lo que se ha destruido.

En Safe Data, contamos con servicios de almacenamiento, digitalización y destrucción de documentos respaldados por 28 años de experiencia en el sector. Nuestros sistemas se adaptan a las necesidades específicas de nuestros clientes, asegurando una gestión eficiente y segura de la información.