La importancia de las certificaciones en la gestión de archivo
La necesidad de una estandarización de procedimientos, normas y reglas en las organizaciones, ha sido la consecuencia principal en el surgimiento de acreditaciones internacionales para trabajar con la correcta operación y procesos de trabajo, y así asegurar que una empresa proporcione los estándares de calidad necesarios para cada una de sus áreas.

Es por ello que a continuación se explicarán algunas ventajas de las normas ISO, que en inglés corresponden a la International Organization for Standarization. Básicamente éstas buscan acreditar y aprobar lineamientos que generen confianza, credibilidad y demuestren que una empresa puede depender de otra, bajo procesos internos que permiten homogeneidad de criterios.

Cuando se trata de información, las certificaciones son indispensables, sobre todo porque involucran lineamientos sobre el formato, la temporalidad, almacenaje y resguardo. Al respecto, existe la Norma ISO/IEC 15489, que tiene como objetivo fomentar las buenas prácticas en la gestión de documentos, así como los sistemas que se utilizan para su archivo. Fue creada hace 17 años en Canadá, por la Organización Internacional de Normalización ISO y sigue actualizándose debido a las dinámicas de documentos digitalizados.

Es importante subrayar que la intención de las normas es crear una cultura organizacional donde cada ente sea capaz de llevar a cabo su propia operación, al mismo tiempo que cuenta con procesos e instrumentos que le permitan autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad a la gestión, en este caso, en el sistema de gestión documental.

Para lograr dicho parámetro de calidad, una empresa debe contar con el ISO 9001:2008, se trata de una norma enfocada en los procesos, los cuales están dirigidos a favorecer el desarrollo, implementación y mejoras de un sistema de gestión de la calidad, cuando una empresa cumple con esta norma, significa que ofrece la máxima calidad para los clientes, puesto que la columna vertebral de la ISO son la puntualidad, la calidad y la atención.

Lo anterior resulta indispensable cuando la oferta comercial de un negocio gira alrededor del manejo de la información; por esa razón Safe Data cuenta con la acreditación del ISO 9001:2008, lo que la ha posicionado como empresa líder y experta en lo referente al sistema de procesos en el control de archivo de documentos y resguardo de la información dentro de una organización.

Adicionalmente, Safe Data también cuenta con la certificación de Empresa Socialmente Responsable, otorgada por el Centro Mexicano para la Filantropía (CEMEFI), que a su vez está avalado por el gobierno mexicano. Es a partir de la adquisición de esta categoría que las políticas y lineamientos de las empresas se enfocan en el desarrollo y bienestar social y el cuidado del medio ambiente.

La relevancia de contar con una o más certificaciones radica en la garantía del servicio que se ofrece, los altos estándares de control y calidad internos, lo cual añade valor a los clientes.

Diseño de metas para el 2018

Es importante pensar en el futuro y proyectarlo de forma positiva, para lograrlo es esencial que sus metas sean formuladas pensando, tanto en la gratificación propia como en la posibilidad de compartir el éxito al lograrlas, aquí algunas recomendaciones.

Deje las fantasías fuera, no piense en resultados imaginarios, piense en algo que le sea posible y que pueda aplicar de inmediato o en el corto plazo, más aún, cuando implica la formación de un hábito.

Es fundamental ser específico, es importante asignar tiempo y periodicidad a cada meta, porque al hacerlo uno adquiere claridad para la mente y le facilita la motivación dentro del actuar cotidiano.

Mida los resultados, esto le permitirá tener control y un avance de los esfuerzos dedicados a la meta. Gratifique sus resultados positivos y autoanalice los errores para mejorar.

Escriba las metas, hacerlo implica que la mente lo está convirtiendo en algo tangible y no es sólo un sueño o anhelo.

Sea coherente, desarrolle su potencial bajo la realidad de su vida personal y laboral, así evitará sentir estrés y remordimiento de no trabajar en su meta, por el contrario, si es claro podrá organizarse y ejecutarla favorablemente.