Día a día, dentro de las empresas se realizan cientos de trámites, incluso para algunas de ellas, esta tramitación representa la columna vertebral de la organización debido a que su oferta de negocio radica en la gestión y seguimiento de trámites para lograr su objetivo. Algunos ejemplos son: solicitudes de créditos bancarios, de vivienda, tarjetas de crédito, o en el caso de recursos humanos que juega un papel fundamental, gestionar una gran cantidad de documentos históricos sobre sus colaboradores y donde muchas veces lo realizan sin un correcto gestor de documentos.

La verificación de los archivos es una tarea para la cual existen consultores especializados, en el caso de Safe Data, la empresa líder en la gestión, control y organización de la información, tanto física como digital; contar con expertos que brindan soporte para acreditar la autenticidad y el orden de documentos, infiere en automático, en una mayor productividad para los clientes que ocupan este servicio.

La revisión y control de documentos es una actividad que debe cumplirse con total ética, bajo normas legales sobre la privacidad de datos personales y basados en procesos puntuales de seguimiento y resguardo, con la intención de evitar cualquier mal uso.

A fin de ser sensibles a la trascendencia de contar con la documentación correcta en tiempo y orden preciso, vamos a referir un caso de éxito sobre la relevancia de la documentación y su verificación; se trata de una empresa líder en México y con presencia en América Latina, se encuentra dentro del rubro de la comercialización y venta minorista a lo largo y ancho del país. Dentro de su esquema de negocio, existe la distribución y comercialización de diversos productos para lo cual genera un stock masivo.

Sin embargo, a pesar de tener un estricto manejo y control de sus clientes y sus necesidades; al interior la empresa enfrentaba graves demandas que culminaban en pérdidas económicas. ¿Dónde se hallaba el error?... En el área de recursos humanos; identificaron que no tenían completos los expedientes de los empleados con funciones de atención a clientes y operación, departamentos que además cuentan con gran rotación de personal. En el historial de los colaboradores faltaban documentos de identidad como INE, estudios socioeconómicos, comprobantes de domicilio, de escolaridad, etc. La problemática creció a tal punto que llegaron a perder demandas con empleados.

La solución se las dio Safe Data, a partir de la organización de la información y de un análisis, revisión y estatus de cada expediente, de tal manera que fue posible conocer qué documentos se tenían, cuáles se duplicaban y cuántos faltaban. Adicionalmente, instaló un gestor de imágenes para digitalizar documentos escaneados (Safe Image), a fin de facilitar la consulta desde cualquier ubicación y momento del área de recursos humanos, esto actualmente sigue generándoles productividad y eficacia, esto les permite enviar y completar la digitalización de expedientes.

El valor que adquiere la verificación de documentos puede llegar a influir en el crecimiento o declive de un negocio, ya sea por las acciones derivadas del error, la falta de tiempo y desconocimiento en el manejo, la administración y orden de la información. Por lo tanto, considerar un experto en este ámbito, le puede permitir a los directores y tomadores de decisiónes concentrarse en las acciones estratégicas que favorezcan su negocio mientras operan de manera segura.