Gestión de archivo, protección ante la catástrofe

El reciente sismo del 19 de septiembre de 2017 dejó a la ciudadanía con grandes aprendizajes , como las normas y lineamientos que exige protección civil, o la solidaridad y disponibilidad de los mexicanos a través de la enorme ayuda en zonas de riesgo.

El terremoto afectó a diferentes estados de la República mexicana, entre ellos Chiapas, Oaxaca, Guerrero, Puebla, Tlaxcala, Estado de México y Morelos; entidades federativas que representan el 35.3% del Producto Interno Bruto del país.

Para las empresas y los comercios, los días subsecuentes al sismo significaron momentos de crisis , haya sido porque las personas se encontraban en zonas de peligro, o porque la construcción donde se albergaban estaba dañada y al punto del colapso y/o protección civil no autorizaba el acceso.

Dicha situación implicó para algunas empresas cambiarse de inmueble y esperar a recuperar parte de sus activos como equipos de cómputo, telefónicos, impresoras, sillas, mesas, mientras otros menos afortunados sufrieron la pérdida total de su negocio.

Tan sólo en las entidades federativas que tuvieron daños, se identificaron cerca de 2.3 millones de establecimientos económicos, los cuales representan 41.4% del total del país, de acuerdo a datos publicados recientemente por el Instituto Nacional de Estadística y Geografía.

La misma institución que también realizó la Encuesta sobre las Afectaciones de los Sismos de Septiembre de 2017, publicó que “el 16.1% declaró haber sufrido daños en su infraestructura productiva o afectaciones en los servicios que brinda, derivados de los sismos acontecidos durante el mes de septiembre”.

Adicionalmente, refiere que del total de establecimientos económicos perjudicados, “las industrias manufactureras representan 11.6%, comercio 49.1% y los servicios privados no financieros 39.3 por ciento”.

Además de las pérdidas humanas y materiales, las empresas se vieron fuertemente dañadas debido a la gran cantidad de información física que se vieron imposibilitadas a rescatar, y que incluía desde datos de los empleados hasta contratos, documentos de propiedad, historiales de proveedores, estados financieros, cumplimientos fiscales y administrativos que se perdieron en su totalidad al no tener acceso a los inmuebles.

Al igual que el sismo, existen otros fenómenos naturales que se presentan y su impacto es impredescible. Huracanes, inundaciones, tormentas, derrumbes o errores humanos, pueden ser catastróficos llegando al daño total del patrimonio empresarial y por tanto, de información invaluable.

Por tal razón, resulta de gran importancia que las empresas contemplen opciones de resguardo de documentos fuera de sus instalaciones y digitalización para su seguridad y acceso a la información, de tal forma que a pesar de una catástrofe, esta se mantenga íntegra en tiempo y espacio.