Evite el extravío de documentos

Extraviar información puede representar un gran problema, principalmente cuando se necesita para comprobar que cierta actividad se realizó en tiempo y forma, y más aún, cuando se trata de asuntos legales y/o fiscales.

Por esa razón, tener el control adecuado de los documentos es primordial, si bien existen colaboradores dentro de las empresas dedicados a dar seguimiento y a crear informes respecto al estatus de los documentos, es necesario emplear la tecnología a favor de la productividad de la organización.

Dentro de las razones que originan la pérdida de información, se encuentran: la desorganización en el control del archivo, la carencia de expertos dedicados a la organización y reguardo de documentos y el descuido humano o evento desafortunado que dañé físicamente el archivo.

Más vale prevenir que lamentar… por ello, cualquier organización empresarial debe contar con un sistema de control documental, de esta manera se protege la información importante del negocio, y para lograrlo se debe considerar:
  • Digitalización de los documentos que permanecen en papel, los cuales se ordenan y clasifican de acuerdo a las necesidades de cada organización.
  • Estandarización, se consideran todos los documentos y se definen los procesos de gestión de documentos y de resguardo de forma general.
  • Indización, se refiera a la catalogación y clasificación de los documentos que deben trasladarse a un formato electrónico.
  • Workflow, incluye básicamente el estatus de los documentos, que depende de las características de cada empresa, en lo general involucra la publicación, aprobación, distribución y circulación del archivo.
  • Motor de búsqueda, a través del cual los documentos sean identificados, eso se transforma en inmediatez.
Aquellas compañías que ya transitaron hacia las plataformas digitales, tienen un porcentaje mayor de gestión de resguardo y seguridad de archivo, no obstante, deben considerar otro tipo de medidas para garantizar que su información sea accesible al ser consultada, al mismo tiempo que respaldada.

Por ejemplo, si los archivos se encuentran almacenados en la nube, confirme e identifique que la plataforma que va utilizar cuente con una carpeta que resguarde los archivos que se borran constantemente, lo cual permite la restauración de estos únicamente con un clic.

Tener un sistema de control documental favorece a la organización de cualquier tipo de empresa, además de proyectar una imagen positiva tanto en el interior como en el exterior, y se mantiene la información disponible, lo que favorece el desarrollo del negocio.

Gestión del tiempo

El uso adecuado del tiempo mediante la utilización de herramientas que permiten la eficiencia y eficacia, se traduce en la correcta gestión del tiempo. Por otro lado, una mala gestión, generalmente hace perder el enfoque, no cumplir con los tiempos y las entregas, o hacerlo con un nivel de estrés alto, en donde la salud y estabilidad emocional están en riesgo.

Algunas de las interferencias más comunes que dificultan la habilidad de mantener la organización adecuada, son:

Mala planeación, ocurre cuando no hay objetivos, prioridades o agendas diarias. Se trata de hacer todo en el mismo momento.

Interrupciones externas, Es importante tener claridad con la agenda de actividades y enfocarse a las actividades diarias sin interrupciones como llamadas telefónicas, reuniones o citas no planeadas.

Delegación y flujo de la información deficiente. Es originada por una mala comunicación, por lo que se recomienda conocer las habilidades del equipo de trabajo para tener la confianza suficiente.