Evite el extravío de documentos con un correcto resguardo de archivo

Extraviar información puede representar un gran problema, principalmente cuando se necesita para comprobar que cierta actividad se realizó en tiempo y forma, y más aún, cuando se trata de asuntos legales y/o fiscales. Esto ocurre a menudo cuando no existe un resguardo de archivo profesional.

Por esa razón, tener el control adecuado de los documentos es primordial, si bien existen colaboradores dentro de las empresas dedicados a dar seguimiento y a crear informes respecto al estatus de los documentos, es necesario emplear la tecnología a favor de la productividad de la organización. El almacenamiento y control de archivos es una actividad que todo tipo de empresa debe realizar.

Razones de la pérdida de información

La desorganización en el resguardo y control del archivo, la carencia de expertos dedicados a la organización y almacenamiento de documentos y el descuido humano o evento desafortunado que dañé físicamente el archivo, además de no tener una adecuada y sistemática digitalización de los documentos para su respaldo y consulta.

Más vale prevenir que lamentar… por ello, cualquier organización empresarial debe contar con un sistema de almacenamiento y control documental, de esta manera se protege la información importante del negocio,

y para lograrlo se debe considerar:

Digitalización de documentos que permanecen en papel, los cuales se ordenan y clasifican de acuerdo a las necesidades de cada organización.

Estandarización, se consideran todos los documentos y se definen los procesos de gestión de documentos y de resguardo de archivo de forma general.

Indización, se refiera a la catalogación y clasificación de los documentos que deben trasladarse a un formato electrónico.

Workflow, incluye básicamente el estatus de los documentos, que depende de las características de cada empresa, en lo general involucra la publicación, aprobación, distribución y circulación del archivo.

Motor de búsqueda, a través del cual los documentos sean identificados, eso se transforma en inmediatez.

Resguardo de archivo correcto, esto es de forma clasificada por grupos por expediente o carpetea y posteriormente por caja, además de estar en un lugar seguro.

El resguardo de archivo en las empresas

Aquellas compañías que ya transitaron hacia las plataformas digitales, tienen un porcentaje mayor de gestión de almacenamiento de archivo, no obstante, deben considerar otro tipo de medidas para garantizar que su información sea accesible al ser consultada, al mismo tiempo que respaldada.

Por ejemplo, si el almacenamiento de documentos es en la nube, confirme e identifique que la plataforma que va utilizar cuente con una carpeta que resguarde los archivos que se borran constantemente, lo cual permite la restauración de estos únicamente con un clic.

Tener un sistema de control documental favorece a la organización de cualquier tipo de empresa, además de proyectar una imagen positiva tanto en el interior como en el exterior, y se mantiene la información disponible, lo que favorece el desarrollo del negocio.

Gestión del tiempo

El uso adecuado del tiempo mediante la utilización de herramientas que permiten la eficiencia y eficacia, se traduce en la correcta gestión del tiempo. Por otro lado, una mala gestión, generalmente hace perder el enfoque, no cumplir con los tiempos y las entregas, o hacerlo con un nivel de estrés alto, en donde la salud y estabilidad emocional están en riesgo.

Algunas de las interferencias más comunes que dificultan la habilidad de mantener la organización adecuada, son:

Mala planeación, ocurre cuando no hay objetivos, prioridades o agendas diarias. Se trata de hacer todo en el mismo momento.

Interrupciones externas, Es importante tener claridad con la agenda de actividades y enfocarse a las actividades diarias sin interrupciones como llamadas telefónicas, reuniones o citas no planeadas.

Delegación y flujo de la información deficiente. Es originada por una mala comunicación, por lo que se recomienda conocer las habilidades del equipo de trabajo para tener la confianza suficiente.

La desorganización en el manejo de los archivos. Siempre es importante tener un buen resguardo de documentos, de forma ordenada y clasificada, además de hacer una digitalización de documentos constantemente para complementar lo primero. Esto ahorra tiempo y energía. El resguardo de archivo favorece la productividad de las empresas como lo hace Safe Data Resources.