El valor de la información ante los imprevistos
Día a día son cientos o miles de documentos los que van y vienen dentro de una organización, son tantos que existen personas dedicadas a su jerarquización y clasificación, en este sentido, vale la pena mencionar que el valor adquirido por cada documento depende de su estatus de gestión, y en base a esto, se determina su transferencia, conservación o eliminación.
Dentro de los documentos considerados de valor existen un par de clasificaciones para identificarlos, no obstante, es cuestión de cada organización el interés de brindar mayor o menor protección a tal o cual contenido. La identificación consiste en el conocimiento exhaustivo de la empresa que ha producido la documentación respecto a sus necesidades, funciones y acciones del día a día.
Con base a lo anterior, se deben de contemplar documentos de valor primario , aquellos que se convierten en un aval legal, es decir, que sirven como un comprobante o testimonio de una propiedad o compromiso. Estos son desde una escritura pública, hasta los contratos de los clientes. De igual manera, también se incluye la documentación de las áreas pilares de una empresa, dado que respaldan las responsabilidades tributarias, y dentro de ellas se encuentran los de tipo administrativo, fiscal y contable.
Por otro lado, los documentos de valor secundario son los que tienen un valor respecto a la cultura de la empresa, contienen información relacionada al origen, desarrollo y filosofía de la organización y se van construyendo durante su desarrollo; son relevantes porque se convierte en una fuente de datos para la toma de decisiones futuras. El valor en este tipo de documentación radica en el aspecto histórico, cultural y científico, sobre todo para empresas dedicadas a los procesos de patentes.
También hay documentos técnicos , si bien pueden ser clasificados como secundarios por haber sido creados por la misma empresa, adquieren mayor importancia; generalmente tienen que ver con aspectos importantes sobre la naturaleza de la organización.
Ninguna empresa se encuentra exenta de sufrir algún percance, y por ello, es esencial que considere diferentes opciones para resguardar su información. Hoy día, hay servicios especializados en cuanto al resguardo físico del archivo, que van desde el almacenamiento de los documentos en papel, hasta pagarés almacenados en una bóveda de seguridad; pasando por la digitalización de documentos, el resguardo de medios magnéticos u ópticos y los respaldos de equipos en la nube.
Cabe mencionar, que dentro de las ventajas de contar con un resguardo de información digital hoy en día, se encuentran muchas ventajas, entre ellas están: la accesibilidad desde cualquier parte del mundo, la consulta inmediata y el control constante de la información. Así que comience a considerar este tipo de resguardo y evítese un dolor de cabeza en el futuro.
Cómo proteger archivos en la nube
Actualmente la gestión de documentos es más ágil y sencilla gracias a los distintos programas y aplicaciones que existen. Hoy resulta muy sencillo poder generar un documento digital, compartirlo y crear una carpeta para almacenarlo. Sin embargo, es importante que pueda darle seguridad para que no se haga mal uso de su información.Dentro de las recomendaciones, existen las siguientes:
Proteja su equipo de cómputo, asegúrese de contar con un software antivirus, ya que así evita que archivos infectados se alberguen en su PC y sea vulnerable al secuestro de su información.
Siempre agregue a su equipo de computo y móvil un nombre de usuario o contraseña de acceso.
Fortalezca sus contraseñas. Los hackeos son cada día más comunes, por lo tanto es necesario que tenga contraseñas con al menos 8 caracteres y se estructure con mayúsculas, minúsculas, números y caracteres especiales. No deben de ser nombres de mascotas ni personas cercanas, de igual forma, no deben repetirse en sus diferentes cuentas de correo o aplicaciones.
Si maneja información confidencial sobre todo laboral, guarde los archivos en carpetas cifradas, a fin de que sólo usuarios autorizados puedan realizar modificaciones.