Especialización: Es el proceso por el que una persona o un grupo o una institución se concentran en una actividad concreta o en un ámbito intelectual restringido en vez de abarcar la totalidad de las actividades posibles o todo el conjunto del conocimiento.

Dedicar el tiempo y atención de una persona o institución a la actividad en la que destaca, en la que es especialista, le permite alcanzar logros que no podría alcanzar si tiene que distribuir su tiempo en múltiples actividades que sin ser fundamentales son necesarias para funcionar.

La pregunta que nos hacemos frecuentemente es ¿cómo libero mi tiempo para dedicarlo a aquello en que puedo generar los mayores resultados? La respuesta es simplemente recurriendo a especialistas en lo que yo no lo soy.

Tanto las personas como las instituciones o empresas deben tener muy claro que actividades son las que le permiten crear valor y cuáles son las que requiere hacer para estar en posibilidades de realizar las primeras. Las primeras debe verlas como nucleares y las segundas como accesorias. Dedicar el tiempo a desarrollar actividades accesorias, irremediablemente restarán dedicación y esfuerzo a las actividades nucleares y limitarán los resultados que podrían alcanzarse dedicando toda la atención de la persona u organización a aquello en lo que es especialista y le permite generar valor. Lo interesante es que, en vista de que hay una clara tendencia a la especialización, siempre habrá una empresa para la cual tus actividades accesorias sean nucleares. La gestión de archivos es un ejemplo interesante de este concepto. Para la gran mayoría del universo de empresas esta es una actividad accesoria, sin embargo, existen empresas para las que esta es su actividad nuclear.

Desde hace muchos años hemos comentado en Safe Data que la labor de controlar el archivo en cualquier empresa debiera ser una actividad relativamente sencilla para llevarse a cabo, sin embargo, en todos estos años en que les hemos administrado información a más de 1,000 clientes, hemos podido entender las dificultades con las que se encuentran estas empresas para hacer una labor eficiente:

1-Personal dedicado a esta función que pueda atender los documentos archivado y/o la búsqueda de los mismos en el momento en que se necesitan.

2-Espacio adecuado y recursos necesarios, lo que permite administrar eficientemente la información de todas las áreas de la empresa que requieren conservar los archivos por el tiempo adecuado.

3-Políticas y procedimientos para el manejo adecuado de la información de cada área, esto sin duda es de lo más delicado, ya que, si no se sigue un procedimiento para recibir, administrar y controlar los documentos de las diversas áreas, serán imposible al paso del tiempo, saber en donde se encuentran los documentos que alguna vez se prestaron a algún usuario, y al regresarlos no se volvieron a guardar en el mismo sitio donde estaban.

A la vez las políticas establecidas permiten definir los plazos de conservación para la destrucción en tiempo de la información, lo que es muy valioso para no acumular documentos que ya no son necesarios.
Estas y otras circunstancias nos han permitido ofrecer a nuestros clientes un servicio eficiente que les permite concentrarse en sus actividades prioritarias, y nosotros nos encargamos de su información.