Expertos en Recursos Humanos indicaron que el Home Office es un esquema de trabajo más flexible.

Los sistemas de consulta, plataformas de comunicación y herramientas de colaboración en línea, han facilitado la transición al trabajo remoto, estos sistemas permiten a los equipos permanecer conectados, compartir información, colaborar en proyectos y realizar consultas de manera efectiva a pesar de la distancia física.

Trabajar de manera remota y utilizar sistemas de consulta brinda a los colaboradores la flexibilidad necesaria para equilibrar sus responsabilidades laborales y personales, trabajar desde casa o desde cualquier otra ubicación permite a los empleados adaptar horarios según sus necesidades y actividades, así como acceder a sistemas de consulta en línea brinda la ventaja de ser una persona autónoma y con mayor eficiencia.

Con la llegada de la pandemia, el porcentaje de los mexicanos con trabajo remoto permanente se disparó de 34 a 68 por ciento, según la encuesta regional. Con esto las empresas comenzaron un nuevo desafío ante las demandas del mercado al adoptar la modalidad remota como una ventaja, y hasta una prestación para los empleados.

Sin embargo, los desafíos de las empresas consistían en que cada uno de los colaboradores tuvieran mayor eficiencia al realizar sus actividades diarias.

Las empresas que adoptaron esta nueva modalidad decidieron rentar oficinas virtuales, que ofrecen una serie de ventajas, pero espacios reducidos para quienes cuentan con datos históricos y archivos físicos, ya que la seguridad de la misma se veía amenazada en ser poco confidencial y llegar a extraviarse.

Es por ello que los proveedores de sistemas de gestión documental tomaron más fuerza, ya que se convirtieron en una necesidad para que cada empleado pudiera consultar la información controlada sin correr el riesgo de que dicha información llegara a las manos equivocadas o simplemente externar este servicio como método de consulta y optimización de tiempo y espacio.

Pero ¿Por qué son tan eficaces los proveedores de sistemas de gestión documental?

Un buen proveedor de dicho servicio maneja ciertos pasos para que la información del cliente este organizada, centralizada, localizada, resguardada y en excelentes condiciones que mantendrán el papel.

Consigo las empresas se enfrentan a grandes desafiós como:

1- Que la información este a salvo

Los archivos físicos cuando no están en un lugar adecuado y con la confidencialidad que implica, pueden ser consultados, fotocopiados o extraviados, esto aumenta la probabilidad de cometer algún fraude o revelar estrategias internas.

En tanto Safe Data ofrece un servicio de resguardo que minimiza totalmente los riesgos que conlleva tener los documentos en lugares que no tengan la suficiente seguridad, ya que cuentan con un sistema de consulta segura.

2- Que los documentos físicos se encuentren a salvo por mucho tiempo
El tener los documentos físicos en lugares que no tienen las condiciones óptimas para su perfecta conservación, lleva consigo pérdidas irreparables. Los principales factores que pueden afectar el deterioro del material documental son: Factores ambientales como humedad, temperatura, luz y polvo, como factores biológicos como microorganismos e insectos, de igual manera los factores externos como catástrofes naturales o accidentes es por eso que Safe Data cuenta con las condiciones adecuadas para conservar a salvo la información del cliente.

3- Que la información este controlada para quienes realmente tienen las facultades para visualizarla.
Un efectivo proveedor de resguardo y administración documental como lo es Safe Data, cuenta con un estricto proceso de permisos y restricciones de acceso a la información principalmente para proteger la integridad y la confidencialidad del flujo información fuera del ámbito corporativo.

Conoce las ventajas de contar con un proveedor en gestión documental. www.safedata.com.mx