¿Cuánto tiempo debo de conservar mi archivo?

Sin duda que en nuestro desarrollo profesional, hemos llegado en varias ocasiones a preguntarnos ¿Cuánto tiempo debo conservar los documentos que conservamos en nuestra organización, especialmente aquellos documentos que son sustento de la operación de la empresa, o simplemente documentos contables o fiscales, o expedientes de personal que en algún momento colaboraron con nosotros. Es muy raro que en alguna empresa por la que hemos pasado, hayamos encontrado un cuadro que defina las políticas de conservación de los distintos documentos que se manejan en nuestra organización. Cada año, al término de la declaración anual de la empresa, volvemos al mismo tema, y simplemente, nuevamente nos preguntarnos ¿Cuándo deberemos poder dar de baja los archivos, que cada vez ocupan más espacio y nos hacen tener m´s dificultades para su consulta ágil cuando los requerimos? Todas estas cuestiones crean una duda interminable en el tiempo y culminamos nuestra decisión con la misma incertidumbre con la que inició, sin tener claro lo que debemos hacer.
Algo que sin duda es muy grave y tiende a sucederle a muchas empresas, es que, ante la falta de políticas muy claras por escrito, definidas por las áreas jurídicas, fiscales o laborales, sobre los plazos de conservación de los documentos, es que en ocasiones se llega al extremo de destruir archivos, sin tener claridad de esos plazos, lo que pone en riesgos muy graves a la empresa, ante la falta de documentación comprobatoria ante una autoridad competente.

¿Cuáles son entonces las alternativas para atender adecuadamente los archivos de cada empresa?, en Safe Data hemos trabajado durante muchos años con nuestros clientes, estableciendo con sus áreas legales, fiscales y laborales entre otras, las políticas con los plazos de conservación de los distintos grupos documentales de cada empresa. A la vez aprovechando las mejores prácticas para destruir los documentos, y ser más eficientes en el control de nuestra información. Pero ¿Qué hay que hacer realmente con el archivo?, nuestra sugerencia en Safe Data, no solo es almacenar o destruir el archivo, existen metodologías y procesos que alivian espacio, orden y capacidad para la identificación correcta para la consulta de un archivo. Nuestra metodología está basada en la identificación, clasificación y resguardo correcto del archivo, trasladando todo el caos que en cada empresa se ha generado a través de los años, a instalaciones adecuadas para su correcta conservación y realizando una correcta clasificación de los documentos, lo que nos permitirá tomar la decisión de conservar, destruir o en su momento pasarlo al mundo digital. En Safe Data hacemos todo esto y más en la medida de las necesidades que se presenten, debido a que nuestra operación está basada en la identificación y organización para la localización de un documento y no en solo guardar cajas para que sigamos con la incertidumbre de si lo que tenemos en la caja de cartón vale la pena seguir conservando. El tener identificado nuestro archivo nos permitirá tomar la decisión correcta para seguir conservando o destruir con la certeza que ese documento ya cumplió su ciclo legal.

Y si a este proceso le sumamos la ventaja de liberar espacio en nuestra organización, podemos tomar con seguridad la decisión de contratar a un especialista como lo es Safe Data para que conserve en perfectas condiciones el archivo y accedamos a él como si lo tuviéramos a un lado de nuestro escritorio, en momentos en que permitan que los colaboradores de su empresa, utilizar su tiempo en actividades más productivas, que en localizar un expediente, simplemente lo soliciten y al día siguiente aparece en su escritorio. El identificar cada documento hará que cumplamos con las normas y leyes que rigen las organizaciones públicas y privadas en nuestro país. Ya que algunos documentos requieren 5 años, otros 10 y quizá algunos más de 10 años, o los que deberán existir por siempre hasta que la organización desaparezca.