Conozca los beneficios de utilizar un gestor de documentos
Gracias a la globalización y a la modernización de los sistemas de información, las empresas han aumentado su capacidad de manejo de datos a niveles que antes solo se quedaban en la imaginación de los gerentes y directivos. Con el aceleramiento del mundo moderno, ha incrementado la cantidad de documentos que una empresa tiene que manejar. Estos son algunos números que proporciona el sitio de Dataprius sobre dichos documentos:
  • El 16% de las horas de trabajo se utilizan para la búsqueda de información.
  • El 60% del tiempo de trabajo se gasta en la entrega de documentación.
  • El 85% de los documentos generados nunca vuelven a utilizarse.
  • El 60% están obsoletos.
  • El 50% son copias de otros documentos.
Como podemos observar, el manejo y organización de esta información pueden significar varias horas de trabajo invertidas, por lo cual es recomendable utilizar un software de Gestión de Documentos.

¿Qué es un gestor de documentos o ECM?

De acuerdo a sus siglas en inglés, un ECM (Enterprise Content Management) es un sistema de gestión documental, el cual nos sirve para almacenar, consultar, compartir y realizar un seguimiento a documentos electrónicos que hayan sido escaneados o que nacieron de manera digital. Su objetivo es ayudar a las empresas a deshacerse de papel y a hacer más eficiente el manejo de documentos, la creación de contenidos, la colaboración de equipos, la generación de flujos de trabajo, entre otras.

Beneficios de un gestor de documentos

Ya hablamos del aumento en la eficiencia que puede tener una organización, pero además de eso, algunos beneficios de adoptar uno de estos sistemas son:
  • La facilitación de las operaciones en diferentes partes del mundo.
  • La personalización de los documentos de salida como facturas y formularios.
  • La protección rigurosa de los datos críticos en documentos.
  • Un control puntual de quién accede y hace uso de la información.
  • Un control de las diferentes versiones de documentos que surjan.
  • Facilidad de búsqueda gracias a la interfaz amigable del software.
  • Ahorro en el espacio puesto que los documentos viven ahora en la nube.
Definitivamente un gestor de documentos es una inversión que vale la pena realizar, sobre todo si la empresa se encuentra en un momento de crecimiento y tiene intención de tener una correcta gestión de información. Nosotros ponemos a su disposición nuestros servicios de gestión y podemos ayudarle a adaptarlo a su empresa.

¿Cómo se desarrolla un flujo de trabajo con un ECM?

Un flujo de trabajo es un conjunto de secuencias relacionadas por pasos o actividades que reflejan la forma de desarrollar un proceso en una organización. El control de estos flujos representa la máxima automatización que puede tener una empresa sobre sus operaciones.

Gracias a la implementación de un gestor de documentos, se pueden normalizar los métodos de trabajo mediante la carga de documentos y la asignación de tareas a las personas involucradas dentro de un proceso. Cada una de las etapas que conforman el proceso, se van cumpliendo mediante el cumplimiento de estas tareas. Esto produce una mejora en las áreas de una empresa y la convierten en una organización más productiva y eficiente.