Los nuevos avances tecnológicos nos permiten trabajar prácticamente sin papel, manteniendo todos nuestros documentos en formato digital con excepción de aquellos que deben conservarse impresos debido a temas de validez legal u otra índole.

Un documento electrónico es una “fotografía digital” del documento, sin embargo, para conseguir todas las características de este, es necesario volver a procesar el documento impreso con un programa de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). Gracias a esta tecnología, podemos buscar fácilmente datos específicos, tenemos un mayor control de la información y optimizamos tiempos en nuestros flujos de trabajo.

Por otra parte, es crucial que las empresas comiencen a integrar sus documentos digitales en flujos de trabajo, y adaptarlos a sus tareas de cada día. Pensemos en un ejecutivo de una compañía que está fuera de la ciudad que necesita revisar y firmar un contrato urgentemente; si el documento es digital podría revisarlo desde un dispositivo móvil, proporcionar una firma electrónica y enviarlo de vuelta rápidamente. Con un documento impreso, el ejecutivo tendría que esperar unos días hasta volver a la oficina, conseguir un fax para recibir el contrato, firmarlo y enviarlo de nuevo.

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A medida que las compañías acogen la digitalización, es necesario diseñar flujos de trabajo basados en sus prioridades. Por ejemplo, una institución financiera de origen francés detectó que sus trabajadores realizaban copias de los contratos de crédito de sus clientes y las distribuían manualmente a diferentes departamentos.

La solución para este proceso, que representaba una gran pérdida de tiempo, fue automatizar el flujo de trabajo al implementar una interfaz de escaneo que permitiera a los empleados escanear fácilmente los documentos de los clientes y enviarlos de forma electrónica a los distintos departamentos.

Además, ahora los documentos digitalizados se indizan y se cargan automáticamente en el sistema de gestión de archivo del banco, cuando uno de esos archivos no se carga correctamente, entonces el expediente del cliente queda incompleto y el proceso no continúa, en este caso, la plataforma notifica a la persona que no ha cargado el archivo.

Los resultados fueron inmediatos, se mejoró la atención al cliente puesto que, al reducir considerablemente las tareas administrativas en las sucursales, permitió a los trabajadores pasar más tiempo con ellos. Asimismo, el acceso a la información digitalizada es mucho más práctico y se disminuyeron las cantidades de impresión y copias considerablemente, lo que recorta gastos.

Integrar documentos digitales en su workflow no sólo mejora los procesos en la empresa, si no que reduce sus costos al ser más eficiente. Como dato, tras el atentado a la Torres Gemelas de Nueva York en 2001, las compañías que tenían su información respaldada en otro sitio externo y/o digitalizada, pudieron seguir operando sin inconvenientes; en contraste con aquellas que no lo hicieron y almacenaban su información sin ningún respaldo, estas desaparecieron o tuvieron grandes dificultades para seguir trabajando.