El día dos de noviembre de cada año, los mexicanos celebramos uno de los días más significativos y emotivos del año, resultado del sincretismo entre la cultura prehispánica y española, se trata del Día de Muertos, al sumarnos a la reciente celebración, hacemos mención al archivo muerto, dado que los documentos de una empresa que se almacenan y resguardan son de gran importancia, en ellos se conserva su valor aún después de “muertos”, es decir, que permanecen inactivos.

Es frecuente que las empresas, a través del paso del tiempo, acumulen cajas repletas de información valiosa. Estos documentos no sólo poseen un valor en cuanto al contenido, sino en ganancias, debido a que se convierten en pruebas tangibles para que una empresa demuestre que actúa en la legalidad y lineamientos administrativos y tributarios.

Estos espacios ocupados como los almacenes o bodegas comúnmente no cuentan con las instalaciones básicas para mantener la integridad física de los documentos ni la seguridad de su confidencialidad, y esto se traducen en pérdidas de capital, porque termina desfavoreciendo a su propia gestión documental.

A fin de entender el valor del control de documentos, así como de su almacenamiento correcto, en Safe Data contamos con importantes clientes que han podido trasladarse del desastre a un caso de éxito. Una empresa que se dedica a la fabricación y venta de productos escolares, identificó un gigantesco problema de carácter fiscal. Durante un periodo de cinco años no le había sido posible la recuperación de IVA, la cual, gracias a su giro y el tipo de productos que comercializa, le era posible solicitar.

La problemática se originó por el estado de su archivo, y por ello, fue necesario conocer el número de cajas, identificar el contenido en cada una de ellas de manera exhaustiva, realizar un registro de la información para una mejor localización de los documentos y finalmente una digitalización de sus archivos.

El resultado fue el control y administración de todos esos documentos acumulados en 700 cajas. Esto se convirtió en 8 millones de pesos que la empresa pudo recuperar de IVA, gracias a la correcta coordinación entre el despacho de auditoria y la empresa responsable del control de documentos, después de un lustro de descuido, hoy el archivo forma parte de las prioridades para esta compañía.

El ejemplo anterior, da muestra de los beneficios y el gran alcance que tiene un archivo organizado y en óptimas condiciones. Sin embargo, por las tendencias actuales, los expertos recomiendan considerar un servicio de digitalización, las facturas, por ejemplo, se emiten de forma electrónica y por lo tanto, su almacenamiento y consulta requieren de mayor inmediatez.

Cuando el manejo operativo de la información se delega a especialistas en el control y almacenamiento de archivo como Safe Data, se obtienen ventajas importantes, que van desde la estandarización de procesos en el registro de la información, un control sobre la entrada y salida de los documentos con un seguimiento constante de quién solicitó la información, qué tipos de documentos salieron y durante qué periodo, de esta manera la información se institucionaliza, se preserva su integridad y mantiene su valor.

Por estas razones, es más que conveniente que el archivo sea parte de las prioridades dentro de cualquier organización.