¿Para qué sirve un sistema de gestión documental?
Los sistemas de gestión documental son herramientas tecnológicas diseñadas para optimizar el almacenamiento, administración y control de flujo de documentos, que ayudan a que los colaboradores a acceder con más facilidad a la información de una organización, reducir costos y espacios de almacenamiento de documentos físicos.
Fortalecer la gestión documental hoy, es posible, gracias a la implementación de herramientas vanguardistas que reducen costos y mejoran la productividad con la digitalización de documentos. Definir una estructura para guardar los archivos digitalizados y qué usuarios pueden acceder a la información, permitirá que los flujos de trabajo sean más eficientes al poder realizar búsquedas basadas en palabras clave o cualquier dato contenido en el documento.
Con la automatización de funciones se puede tener un panorama general de los procesos de trabajo dentro de la empresa, por lo que la toma de decisiones se vuelve más clara y acertada. Esta visión global de los procesos permite dar continuidad a las tareas por completar, conocer las actividades ya realizadas y automatizar las repetitivas para invertir menos tiempo en ellas y más tiempo en las actividades más demandantes.
La adopción de un sistema de gestión de documentos brinda la ventaja de proporcionar a una empresa un único depósito de documentos virtual compartido entre todos sus recursos. Los documentos son de accesibilidad sencilla y rápida además de necesitar menos espacio para almacenarlos. La búsqueda de documentos electrónicos se simplifica en un esquema estructurado que resulta en la recuperación de documentos más rápida y confiable.
Con este tipo de sistemas, la información confidencial se resguarda mejor que si se hiciera de manera física, puesto que no se deterioran los documentos o se pierden a causa de algún accidente o por el paso del tiempo, y permite la recuperación de la información en caso de desastre.
Las empresas e instituciones deben aprovechar las nuevas tendencias tecnológicas que las lleven a una transformación digital, esto les brindará oportunidades de crecimiento y un excelente desempeño en sus procesos y servicios e incrementar la eficiencia.
Aplicaciones de un sistema de gestión documental
En la actualidad, instituciones privadas o gubernamentales están optando por la digitalización de documentos físicos debido a los grandes beneficios que implica, económicos, operativos y productivos. No es necesario ser una empresa grande para implementar un sistema de gestión documental, si se trata de una PyME, también es recomendable el uso de estas herramientas que permitirán tener un mejor control y un panorama más completo del rumbo de la empresa.Alrededor del mundo, las compañías utilizan este tipo de sistemas para la reducción del uso de papel debido al impacto ecológico que tiene, lo cual tiene que ver con asuntos de responsabilidad social de las empresas, y también ayuda cumplir nuevas normas que algunos gobiernos que han incluido en sus leyes. Una organización correcta de la información facilita una mejor y más sencilla rendición de cuentas con reportes automatizados y confiables.
Un ejemplo de ley ecológica es la “Ley Anti-trámites” implementada en 2012 por el gobierno colombiano, esta ley solicita a entidades públicas la reducción de papel como medio de registro de documentos de la administración pública, adoptando herramientas tecnológicas que permiten realizar los trámites estatales de manera digital. Esta ley también sirve como apoyo para simplificar trámites internos para una oportuna y eficaz gestión de las entidades gubernamentales.