¿Para qué sirve un sistema de gestión documental?

La transformación digital es un tema presente en las muchas empresas a nivel global, se están adoptando herramientas que permiten optimizar procesos y servicios apoyados en los avances tecnológicos. Es una optimización a varias escalas, que permite tener mayor control en la administración de sus recursos y en la calidad de sus servicios. También les permite tener mayor alcance y crecimiento institucional, que se traduce en el éxito de sus objetivos.

Los sistemas de gestión documental son herramientas tecnológicas diseñadas para optimizar el almacenamiento, administración y control de flujo de documentos, que ayudan a que los colaboradores a acceder con más facilidad a la información de una organización, reducir costos y espacios de almacenamiento de documentos físicos.

Fortalecer la gestión documental hoy, es posible, gracias a la implementación de herramientas vanguardistas que reducen costos y mejoran la productividad con la digitalización de documentos. Definir una estructura para guardar los archivos digitalizados y qué usuarios pueden acceder a la información, permitirá que los flujos de trabajo sean más eficientes al poder realizar búsquedas basadas en palabras clave o cualquier dato contenido en el documento.

Con la automatización de funciones se puede tener un panorama general de los procesos de trabajo dentro de la empresa, por lo que la toma de decisiones se vuelve más clara y acertada. Esta visión global de los procesos permite dar continuidad a las tareas por completar, conocer las actividades ya realizadas y automatizar las repetitivas para invertir menos tiempo en ellas y más tiempo en las actividades más demandantes.

La adopción de un sistema de gestión de documentos brinda la ventaja de proporcionar a una empresa un único depósito de documentos virtual compartido entre todos sus recursos. Los documentos son de accesibilidad sencilla y rápida además de necesitar menos espacio para almacenarlos. La búsqueda de documentos electrónicos se simplifica en un esquema estructurado que resulta en la recuperación de documentos más rápida y confiable.

Con este tipo de sistemas, la información confidencial se resguarda mejor que si se hiciera de manera física, puesto que no se deterioran los documentos o se pierden a causa de algún accidente o por el paso del tiempo, y permite la recuperación de la información en caso de desastre.

Las empresas e instituciones deben aprovechar las nuevas tendencias tecnológicas que las lleven a una transformación digital, esto les brindará oportunidades de crecimiento y un excelente desempeño en sus procesos y servicios e incrementar la eficiencia.