Si bien, es un hecho que existe una transición hacia los documentos digitales, también hay una realidad evidente; el papel se sigue utilizando, y es un hecho que seguirá vigente por muchos años más. Son diversas razones las que sustentan esta afirmación; la ley determina que ciertos documentos deben conservarse físicamente por un determinado lapso de tiempo, las personas que manejan archivo aún se resisten al cambio, o simplemente porque es conveniente y útil tener un respaldo tangible de la información.

Por otro lado, es innegable que el documento digitalizado ya es una necesidad e incluso para algunos trámites, sobre todo aquellos de carácter fiscal, lo cual son obligatorios, permiten un mayor control de los contribuyentes, así como de sus declaraciones.

No obstante, el papel sigue teniendo una presencia predominante, a tal grado que aún existen documentos oficiales que únicamente tienen validez de manera física y el plazo de su conservación depende del periodo en el que sirve como aval para reclamar o cumplir con una obligación contractual, es decir, un documento debe resguardarse hasta el final de cualquier proceso.

Otro ejemplo son los documentos personales de identidad. Es primordial conservarlos en original y físico aún cuando son digitalizados, como es el caso del INE, el pasaporte, el acta de matrimonio o sentencia de divorcio y los convenios al respecto. Lo mismo sucede con los testamentos, escrituras públicas o actas notariales, las pólizas de seguros (multirriesgo de hogar, responsabilidad civil, médico personal y familiar, de retiro, de cualquier tipo), todos estos se requieren en papel para su comprobación.

Igual de relevante es para las empresas resguardar los contratos de los empleados en papel. Según los artículos 784, 804 y 805 de la Ley Federal del Trabajo, “La integración correcta y completa del expediente del trabajador, para estar en posibilidad de acreditar los elementos (condiciones de trabajo) ante una eventual demanda ante la Junta de Conciliación y Arbitraje por parte de algún colaborador”, lo anterior debe ocurrir mientras se mantenga una relación laboral y hasta un año después de concluida la misma.

Al respecto, datos obtenidos del Instituto Nacional de Estadística y Geografía, refieren que “La producción de la Industria del papel se destina principalmente a satisfacer la demanda de las familias, gobierno y las exportaciones (64 por ciento) ; y el resto (36 por ciento) se destina a cubrir la demanda que tienen las empresas para realizar sus actividades económicas”.

Independientemente de los aportes que proporciona la tecnología, las empresas de todos los sectores deben mantener un control y gestión de documentos óptimo, servicio en el que Safe Data es especialista y apoya a sus clientes a cumplir con los requerimientos legislativos exigidos, y al mismo tiempo los ayuda a enfrentar la transición a plataformas digitales que favorezcan su productividad.

Cabe subrayar que “el 96 % de las empresas cuentan con iniciativas de transformación digital en su plan de acción y más de la mitad de esas iniciativas ya se están desarrollando”, cita el estudio ESG, 2017 IT Spending Intentions Survey.

Es un hecho que existe una disminución en el uso del papel, y a pesar de esto, el archivo físico sigue siendo una parte fundamental, tanto de personas como de empresas, y por lo tanto, es esencial tener un correcto control de archivo de documentos, tanto físicos como digitales, y también de acudir a empresas de custodia de documentos que se especializan en estos servicios.