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¿Cómo deben de resguardarse los documentos contables?
Los documentos contables son todos aquellos que funcionan como comprobante de un ingreso o un egreso y es importante resguardarlos de manera cuidadosa para cuando las autoridades, en el caso de México, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) requiera la información y se pueda rendir cuentas evitando contratiempos.
Además de documentos fiscales, también existen otro tipo de documentos contables y todos sirven para respaldar las transacciones de una empresa. Pueden ser internos o externos y se refieren a recibos, vales, facturas o cualquier documento que funcione como un comprobante de transacción.
Es primordial resguardar los documentos contables de manera impecable, se recomienda apoyarse en un sistema tecnológico que realice un resguardo centralizado toda la información y que facilite el acceso a la misma.
En circunstancias óptimas, el plazo mínimo para conservar documentación que tiene efectos fiscales que se circunscriben a la declaración del año en que se contabilizan, es de cinco años para efectos fiscales, pero puede extenderse a diez años.
Para tener una organización precisa y de esta manera evitar inconvenientes, un resguardo digital resuelve los problemas de la dispersión de información en oficinas, ya que es común que se tengan guardados los comprobantes en memorias USB, discos duros locales o en carpetas de diversos servidores o equipos compartidos.
Para el óptimo resguardo de los documentos contables se utilizan sistemas de carga automatizada y con una disponibilidad de hasta 99.98% del tiempo, es decir, que se puede acceder la información contable desde cualquier lugar con conexión a internet, siempre y cuando se tenga un usuario y una contraseña de acceso. Estos sistemas también generan una copia de manera automática a disposición de la empresa en caso de contingencia.
Las estadísticas indican que el 10% de los comprobantes fiscales que recibe una empresa no son válidos, y difícilmente una persona puede verificar cada uno de estos comprobantes que recibe. Con un resguardo digital se optimiza la operación, recupera el control y confianza ya que las facturas que el sistema emite siempre son válidas fiscalmente, y estarán ordenadas para realizar búsquedas ágiles, resguardadas y disponibles cuando se necesiten desde cualquier lugar con acceso a Internet.
El futuro de la tecnología para las empresas
La adopción de nuevas tecnologías en las empresas podría potencializar el crecimiento masivo, de acuerdo con información del Banco Mundial. Esto significa que muchos jóvenes y niños se están preparando para trabajos que aún no existen.El informe del Banco Mundial se titula “Los Empleos del Mañana”, y en él se llega a conclusiones respecto a la forma en la que la era digital obliga a las empresas y trabajadores a evolucionar y adaptarse a las nuevas tecnologías que facilitan los procesos repetitivos de una empresa permitiendo que los colaboradores pongan mayor atención en actividades más delicadas, el informe indica que en promedio, el 30% de las actividades que se realizan en una empresa pueden ser automatizadas debido a que son repetitivas.
Existe una resistencia al cambio cuando se trata de la adopción de nuevas tecnologías y una de ellas es el creer que un sistema sustituirá el trabajo de una o de varias personas, sin embargo, se trata de que la tecnología sea un apoyo y no un sustituto.
La educación y la capacitación son factores importantes en los cuales se debe trabajar para el correcto funcionamiento de las nuevas tecnologías aplicadas a las empresas, el informe coloca a México, Colombia y Chile como ejemplos de crecimiento gracias a la adopción de nuevas tecnologías y recomiendan el apoyo a iniciativas que fomenten una educación y capacitaciones en este sentido en otros países de América Latina.