Es común que dentro de una empresa se trabaje con una gran cantidad de documentación. En la mayoría de casos, la información es uno de los bienes más valiosos de la compañía, localizar estos archivos puede llegar a ser de vital importancia para un área en específico, dado que esta información puede ser solicitada por la autoridad o en otros casos, por auditores, consultores, asesores o los mismos empleados.

Por este motivo, la gestión de archivo es uno de los aspectos que más deben de cuidar las empresas, principalmente las que en gran parte de su actividad generan y reciben documentos.

Ejemplo de esto; son las aseguradoras, las afianzadoras y las compañías prendarias, donde la información es el eje central y el manejo de documentos es sumamente importante si tenemos en cuenta todos los trámites que realizan: pólizas, facturas, peticiones de reembolso de los clientes, entre otros.

La digitalización de documentos para este tipo de empresas facilita el acceso a la información y logra disminuir el riesgo de extravío de papeles originales y confidenciales. Recordemos que cualquier error puede tener un alto costo: en México se reportaron más de 5 mil sanciones a instituciones de seguros y fianzas de 2002 a 2017; la mayoría por problemas relacionados a la información, según datos de la Comisión Nacional de Seguros y Finanzas. Por ello, mejorar la digitalización de documentos de archivo es indispensable.

En cuanto a las empresas financieras se refiere, la administración documental posee un valor importante debido a que día a día se trabaja con archivos de cuentas comerciales, de hipotecas, de crédito y pagarés. Financieras como Sofomes o Sofoles generan expedientes completos de sus créditos, el almacenamiento de estos escritos en bodegas descentralizadas, y su digitalización les permitiría una reducción de espacio y de costos.

Asimismo, se podría obtener fácilmente información de los archivos digitalizados mediante el proceso de OCR (Optical Character Recognition), mejorando así la productividad.

Por la enorme cantidad de papel que generan, los despachos de abogados son otro ejemplo claro de la necesidad de una buena gestión de archivo: al implementarla de manera óptima, los juristas gestionarían mejor sus casos al reducir el riesgo de traspapelo o pérdida de documentos legales.

Ante la gran cantidad de empleados en una empresa, el gran número de documentos que deben entregar todos ellos para su contratación, y la inversión de tiempo en la búsqueda de información sobre cada uno de ellos, provoca que el uso de un sistema de gestion de documentos juegue un rol muy importante en el rubro de Recursos Humanos. La solución es sencilla: Si digitalizamos estos registros y los gestionamos en una plataforma desde la nube, reduciríamos costos, papel y tiempo.

Asimismo, ante una demanda por parte de un empleado, el área de personal estaría preparada para presentar cualquier documentación necesaria para el caso.

Compañías que han decidido apostar por lo digital, destacan que una de las ventajas más grandes es el significativo ahorro de dinero al administrar electrónicamente los contratos y también su accesibilidad para realizar consultas o modificaciones.

Todo tipo de empresa de diferentes sectores son beneficiadas con los servicios que Safe Data ofrece para la correcta gestión de archivo, cual es una mexicana que impulsa la productividad de sus clientes a partir del manejo eficiente de su información.