Pensar en los miles de documentos que se utilizan y desechan al día, debería de motivarnos a reflexionar en la enorme cantidad de recursos no renovables que se utilizan para obtenerlos, sin embargo, tal problemática ha disminuido gracias al desarrollo de herramientas tecnológicas que permiten generar y archivar información de manera digital.

Acerca del papel y su uso

“En el mundo, 115 mil millones de hojas de papel se utilizan anualmente en oficinas y 35% de todos los árboles talados se utilizan para la producción de papel”, lo que nos indica el gran impacto al medio ambiente y el poco desarrollo de la digitalización de documentos.

Si bien el papel sigue siendo indispensable para ciertos trámites legales y administrativos, ya es notable una transformación hacia lo digital provocando que también sea necesario que las autoridades realicen modificaciones y adaptaciones a las leyes que permitan la validación de documentos digitales de firmas electrónicas, tal como si se realizarán físicamente, esto indudablemente favorece la y digitalización de los documentos para las empresas.

En nuestro país, un caso de éxito que representa este proceso de cambio es la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, quien fue una de las primeras instancias en emplear programas de facturación y rendición de cuentas a través de una digitalización de todos esos documentos y su uso a través del portal del SAT. La plataforma que desarrollaron ha centrado su atención en dar agilidad y transparencia a los usuarios a través de su portal, donde “el 90 por ciento de quienes ingresan al sitio web, lo hacen para realizar algún trámite fiscal”.

El futuro del papel y la digitalización de documentos

Hoy se puede afirmar con gran certeza que en algún momento el papel disminuirá de gran manera, no obstante, aún quedan años para que esto suceda y es en gran parte porque en México no se cuenta con un marco legislativo para regular los documentos digitalizados o electrónicos es por eso que todavía el resguardo de archivo en empresas es algo bastante común hoy día. Por lo tanto, existe más certeza en que siempre habrá papel físico para contratos, documentos de valor o pólizas que continúan siendo fundamentales en el sector asegurador, por mencionar algunos ejemplos. Y si bien es cierto que se puede hacer una digitalización de esos documentos, su validez es en forma física.

Datos de la Cámara del Papel exponen que “actualmente la industria papelera en México cuenta con 58 molinos de papel en 20 estados, con la capacidad suficiente para producir más de 5 millones de toneladas de papel y cartón, dando 64,000 empleos directos y 235,000 empleos indirectos.

A fin de coadyuvar con la transición del papel hacia lo digital, desde los años ochenta se han desarrollado herramientas, programas y aplicaciones gratuitas para la gestión de documentos electrónicos, lo que permite romper con la tradición del documento físico y encaminarnos a una era digital con mayor acceso a la información en menor tiempo, lo que agiliza los procesos de gestión de las empresas e instituciones gracias a la gestión documental y la digitalización de documentos.

El reemplazo del archivo físico en gran medida es inminente, especialmente cuando se refiere a la integridad del documento y el valor que adquiere esa información. Por otro lado, es una realidad que más empresas se siguen sumando a la digitalización de documentos paulatinamente. Así que empecemos a familiarizarnos con los documentos inteligentes y su resguardo seguro en la nube.

Si te interesa este tema o el servicio de digitalización de documentos que manejamos, no dudes en contactarnos por vía telefónica, correo, formulario de contacto o incluso whatsapp.