La analogía de encontrar una aguja en un pajar traduce perfectamente lo que es buscar un documento que no está clasificado. El que ha tenido que gastar tiempo entrando al archivo para sumergirse entre cajas y carpetas que no tienen un orden o que se han ido desorganizando con el paso del tiempo, sabe que es frustrante y que consume una cantidad valiosa de nuestra productividad. Este problema puede terminar de una vez por todas con la indexación de nuestro archivo.

La indexación o indización es la principal herramienta para optimizar el rendimiento general de cualquier archivo o grupos de documentos, ya sea de manera física o digital. Su no utilización es una de las principales causas de bajo rendimiento y eficiencia en el trabajo. El índice de una base de datos es la estructura que mejora la velocidad de las operaciones, permitiendo un rápido acceso a la información.
Algunas de las ventajas de tener una indexación en su archivo, son las siguientes:

• El tener la información a la mano es trascendental para la toma de decisiones. Se reducen los costos significativamente, dado que en horas/hombre, se reduce el tiempo de búsquedas a personal clave de la empresa.
• Es menos costoso ordenar un archivo índice, porque sólo necesita referencias a la información y no la información en sí.
• Permite buscar archivos por varios criterios simultáneamente para que sean encontrados de manera más eficiente.
• El costo de inserción y eliminación de archivos es menor.
• Se pueden utilizar algoritmos mucho más eficientes para realizar las consultas en el caso de los documentos digitales.
• Al tener bien clasificado el archivo, se reduce el tiempo de búsqueda y se disminuye la frustración y agotamiento de los empleados.

Somos expertos en organizar archivos problemáticos e implementar un sistema de indexación. Nosotros indexamos desde la caja, el expediente o carpeta, e incluso a nivel documento. De esta manera ningún dato se perderá y tendrá un acceso rápido a toda la información que necesite. Esta indización la hacemos a través de códigos de barras que ponemos en cada elemento del archivo.

Nuestra área de operaciones es experta en el control de la información, por lo que el personal de su empresa no necesita preocuparse por el mantenimiento y operación de su archivo, simplemente necesitarán conocer cómo consultar y acceder a la información que necesiten. Nuestra interfaz web le permitirá administrar su propio archivo, ya sea en sus propias oficinas o en las de Safe Data, además, tenemos un riguroso control de usuarios para que tenga conocimiento total de quién accede a la información.


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