Al escuchar un término como indización, podríamos suponer que es un concepto complicado o una actividad muy especializada dentro del mundo de la información, y si bien esto tiene algo de cierto porque requiere un grado de conocimiento y análisis importante, no debería de serlo cuando existe una buena organización de la información. La utilidad más importante de este proceso radica en que nos permite mantener el orden correcto de la información, lo cual conlleva muchos beneficios.

Indizar consiste en crear un registro, ya sea de forma automática o manual, que facilite la captura y búsqueda de información, lo que implica asignar a cada palabra un indicador que sea identificable en cada documento o grupo de documentos.

Para lograrlo, se debe realizar una organización de toda la información, y posterior a esto, una categorización donde se asignen palabras clave, así como filtros y campos obligatorios que permiten dar estructura a la información organizando de forma inteligente la colección de documentos. Dicho proceso implica asignar el indicador con un número, una palabra o un título compuesto de dos o más palabras. Estos deben ser únicos e irrepetibles.

Cuando se trata de la gestión de archivo y el control de documentos, indizar resulta altamente beneficioso para las empresas, debido a que los colaboradores pueden acceder con mayor rapidez a su información, no pierden tiempo en la búsqueda y evitan tener desorganizados sus documentos. Sin embargo, para lograrlo con éxito es indispensable conocer cada documento y decidir que etiquetas resultan más eficientes para la asociación del contenido.

Para comprender lo anterior de manera sencilla, utilicemos un ejemplo cotidiano como el guardar archivos en el equipo de cómputo; se debe crear una carpeta para clasificar documentos dentro de esta, y asignar un formato para nombrar cada archivo como la fecha, cliente, tipo de documento y número de versión. Lo mismo ocurre con los documentos físicos que se encuentra en carpetas y/o cajas de archivo.

Cabe mencionar que cada asignación alfanumérica corresponde a la naturaleza de la información y las necesidades de cada usuario. También es importante recomendar, en caso de que se trate de una empresa que gestiona y archiva sus documentos en papel, generar una base de datos en la cual se registre la información, de tal manera que ésta se encuentre estructurada y agilice su localización.

De acuerdo a datos publicados en el Reporte de Disponibilidad 2017, un estudio global enfocado a evaluar la disponibilidad de la digitalización de las empresas, refirió que “en México, el 47 por ciento de las empresas informaron que sí hay que invertir en transformación digital, mientras que el 53 por ciento ya están en proceso e incluso ejecutando iniciativas digitales junto con una adecuada gestión de archivo” , lo que implica la importancia de la clasificación en su información.

Existen empresas que han identificado la tendencia de la gestión y control de archivos, tanto físicamente, como dentro de la nube. Al estar en el proceso de digitalización de documentos, también deben de conllevar una indización, puesto que cada documento que es digitalizado, debe ser etiquetado de acuerdo a su contenido bajo un programa de gestión de documentos que garantiza la adecuada administración de los archivos. Al respecto, te invitamos a visitar los servicios de Safe Data en www.safedata.com.mx