Debido a los recientes acontecimientos, se evidenció la falta de previsiones que se tienen a nivel empresarial sobre el resguardo de documentos. Cualquier eventualidad, ya sea por un acto de la naturaleza, o por un accidente humano, puede poner en riesgo la información de valor trascendental para la continuación de funciones de una compañía, incluso la misma recuperación.

Día a día son cientos o miles de documentos los que van y vienen dentro de una organización, son tantos que existen personas dedicadas a su jerarquización y clasificación, en este sentido, vale la pena mencionar que el valor adquirido por cada documento depende de su estatus de gestión, y en base a esto, se determina su transferencia, conservación o eliminación.

Dentro de los documentos considerados de valor existen un par de clasificaciones para identificarlos, no obstante, es cuestión de cada organización el interés de brindar mayor o menor protección a tal o cual contenido. La identificación consiste en el conocimiento exhaustivo de la empresa que ha producido la documentación respecto a sus necesidades, funciones y acciones del día a día.

Con base a lo anterior, se deben de contemplar documentos de valor primario , aquellos que se convierten en un aval legal, es decir, que sirven como un comprobante o testimonio de una propiedad o compromiso. Estos son desde una escritura pública, hasta los contratos de los clientes. De igual manera, también se incluye la documentación de las áreas pilares de una empresa, dado que respaldan las responsabilidades tributarias, y dentro de ellas se encuentran los de tipo administrativo, fiscal y contable.

Por otro lado, los documentos de valor secundario son los que tienen un valor respecto a la cultura de la empresa, contienen información relacionada al origen, desarrollo y filosofía de la organización y se van construyendo durante su desarrollo; son relevantes porque se convierte en una fuente de datos para la toma de decisiones futuras. El valor en este tipo de documentación radica en el aspecto histórico, cultural y científico, sobre todo para empresas dedicadas a los procesos de patentes.

También hay documentos técnicos , si bien pueden ser clasificados como secundarios por haber sido creados por la misma empresa, adquieren mayor importancia; generalmente tienen que ver con aspectos importantes sobre la naturaleza de la organización.

Ninguna empresa se encuentra exenta de sufrir algún percance, y por ello, es esencial que considere diferentes opciones para resguardar su información. Hoy día, hay servicios especializados en cuanto al resguardo físico del archivo, que van desde el almacenamiento de los documentos en papel, hasta pagarés almacenados en una bóveda de seguridad; pasando por la digitalización de documentos, el resguardo de medios magnéticos u ópticos y los respaldos de equipos en la nube.

Cabe mencionar, que dentro de las ventajas de contar con un resguardo de información digital hoy en día, se encuentran muchas ventajas, entre ellas están: la accesibilidad desde cualquier parte del mundo, la consulta inmediata y el control constante de la información. Así que comience a considerar este tipo de resguardo y evítese un dolor de cabeza en el futuro.