México y el mundo se encuentran en un contexto de cambios rápidos y las previsiones son un activo fundamental para la planeación estratégica de cualquier organización, sin importar el sector al que pertenezca y la adopción de nuevas tecnologías es un factor que marca la diferencia en el desempeño de estas, empezando por herramientas como la digitalización de documentos.

Las tendencias actuales están obligando a las empresas y organizaciones a adaptarse a un entorno digital, programable e inteligente. Las empresas deben transformarse para enfrentar los desafíos que imponen las nuevas tecnologías y los hábitos de las nuevas generaciones, adecuando lo tradicional y hacerlo flexible al cambio para poder competir en el entorno digital que avanza rápidamente.

Ejemplos de digitalización

En el presente año 2018, existe una tendencia que se ha acelerado y cada vez son más las empresas que optan por sistemas tecnológicos que les permiten ser más eficientes y productivos en las actividades cotidianas, entre ella está la digitalización de muchas áreas, una de ellas es la Digitalización de documentos

Otro ejemplo de las acciones que están implementando muchas empresas son los chatbots, se trata de herramientas de inteligencia artificial que a través de lenguaje cotidiano mantienen contacto con los clientes que visitan sus sitios web y redes sociales.

Otras empresas gastan sus recursos en personal que resuelve las dudas de los usuarios de forma manual a través de plataformas convencionales como chats de Whatsapp, con los chatbots se automatizan este tipo de acciones, incrementando el nivel de respuesta y dándole una mejor experiencia al cliente que solicita la información.

Los avances continúan, se están desarrollando herramientas de producción de voz integradas a un motor de lenguaje natural con el que se pueden crear soluciones personalizadas a las necesidades de cualquier compañía sin importar el giro al que se dedique.

Estos avances suceden a varias escalas, lo mismo está ocurriendo con el desarrollo de sistemas de digitalización de documentos que apoyan a las empresas a ahorrar recursos y espacio físico dentro de sus instalaciones, sustituyéndolas con el uso de la nube que permite un mejor flujo de información y facilita el acceso a la misma. Aunque también existe la opción del resguardo de archivos con un proveedor externo. Este resguardo de documentos suele ser productivo gracias a una indización de los documentos, que favorece a una correcta gestión documental, lo mismo ocurre con la digitalización de documentos, que permite tener mayor productividad en la consulta y envío de estos archivos.

La digitalización de documentos también tiene que ver con experiencias futuras, ayuda a las empresas a no atrasarse en su trabajo. Los directores de tecnologías de la información deben plantearse nuevas estrategias de negocio que contemplen los usos futuros de la tecnología hacia el camino de la innovación.

Es una optimización que permite tener control en la administración de los recursos y que también se ve reflejada en la calidad de los servicios. De esta manera las empresas ven reflejado un mayor alcance y crecimiento institucional, que al mismo tiempo se traduce en el éxito en cuanto eficiencia operativa.

¿Cómo es la digitalización de documentos?

En Safe Data Resources, la digitalización de documentos se realiza de manera profesional porque lo hace de manera masiva e indizada, justamente lo que necesitan las áreas de RH, contabilidad, finanzas, entre otras. La digitalización de documentos debe ser con una clasificación determinada que las empresas o áreas de la empresa necesiten para facilitar esta consulta.

Si no has realizado una digitalización de documentos para tu área, llama a Safe Data y nosotros te podemos proporcionar una consultoría sin costo además de una cita de levantamiento para entender como gestionar tus documentos de manera correcta, gracias a la digitalización de documentos o resguardo de archivo físico.