Para varias personas, las tareas del archivista pueden parecer monótonas e irrelevantes. Para algunos, tal vez no diste mucho de las labores de alguien que organiza los libros de una biblioteca que acomoda cajas en una bodega. La archivística puede parecer meramente almacenamiento y organización, pero para varias empresas, es ahí donde reside un área de oportunidad de crecimiento. Una gestión de archivo puede eficientar las tareas de la empresa y también, generar un valor donde antes solo se veían papeles e información obsoleta.

Anteriormente, el archivo se consideraba un cementerio de información que su uso era casi inexistente e irrelevante. El uso dado a estos documentos se asociaba generalmente a la noción de patrimonio y memoria de la organización. Casi como un viejo álbum de fotografías que se guarda en el armario para no volverlo a mirar.

Hoy en día, el archivo es un objeto dedicado a la legislación, la protección de datos personales, actividades administrativas, entre otras. Su importancia ha trascendido a tal grado, que incluso se cuentan con esfuerzos para su normalización internacional y cada día se estructuran diferentes modelos para su homogeneización en un panorama internacional.

En la actualidad, la preservación, protección y correcta administración de un archivo puede contribuir a garantizar los derechos de los ciudadanos, a la formación de la memoria colectiva y a impactar la forma en la que se desarrollan las tecnologías de la información y la comunicación. Las empresas que colaboran de manera globalizada y con estrategias de gestión de la información, obtienen reducción de costos y más eficiencia en el trabajo.

Por ejemplo, las empresas que gestionan big data, han encontrado un fuerte aliado en la gestión de documentos, puesto que les permite gestionar una gran cantidad de archivos e información de forma eficiente. La clasificación, la accesibilidad de los datos y la protección de los mismos, se vuelve clave para estos negocios.

Con las nuevas tecnologías, llegó la capacidad de resguardar toda esta información en la nube, lo que permite que tanto empresas pequeñas como grandes, reduzcan sus costos y puedan compartir información con colaboradores externos e internos de manera rápida y segura.

¿Y qué sigue en un futuro? Gracias al desarrollo de la inteligencia artificial, próximamente se podrá su aplicación en el contenido y esto nos llevará a una transformación donde las personas serán sustituidas en la gestión por parte de sistemas automáticos, permitiéndoles enfocarse en otras labores de la empresa.

Podemos concluir que el archivo, así como su uso y su gestión, seguirán en constante evolución al igual que diferentes áreas de las empresas. El resistirse a estos cambios puede resultar en una desventaja ante los competidores que sepan adaptarse con agilidad a los tiempos y al ritmo de la actualidad. Por eso, es importante mantener un interés activo en la mejora constante de los procesos de nuestra organización.