Archivo digital vs tradicional

Hoy en día no podemos separar nuestras actividades diarias de los dispositivos electrónicos. Trabajamos en computadoras, conocemos gente a través de las redes sociales, podemos reservar boletos de cine, avión y comprar miles de artículos desde nuestro celular. La digitalización de varias actividades ha facilitado nuestras vidas, pero también es cierto que no todas logran sustituir a su contraparte física, simplemente por el hecho de que todavía necesitamos de su existencia.

últimamente se ha cuestionado si es recomendable pasar al cien por ciento de un almacenamiento tradicional a uno digital; aunque este último tiene muchas ventajas, todavía necesita de la existencia de un soporte físico para cumplir todos los requerimientos legales y de gestión de archivos. A continuación, presentamos las cualidades de ambos tipos de archivo.

Ventajas del archivo físico:

Es de fácil consulta. Al no necesitar de dispositivos que le den soporte, puede ser consultado sin problemas.
Modificar su contenido es difícil. Cualquier alteración del archivo en su forma física es bastante evidente.
De conservación longeva. Gracias a los diferentes procesos existentes para su preservación, los archivos físicos pueden seguir existiendo por varios años aun si la tecnología digital evoluciona.

Ventajas del archivo digital:

Reducción del espacio físico que ocupa. Al igual que miles de archivos pueden caber en una memoria USB convencional, los documentos de toda una empresa pueden ser resguardados en un espacio compacto.
Tiene altos niveles de seguridad. Sólo las personas autorizadas pueden tener acceso a los archivos.
Puede ser consultado en cualquier ubicación. No hay necesidad de desplazarse de lugar para buscarlos.
Multiconsulta. Están disponibles de forma simultánea para varias personas a la vez, sin necesidad de copias físicas.
Se evita el desgaste de los originales. De igual manera, se logra evitar el robo y destrucción de los originales.

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¿Qué es el OCR?

El Reconocimiento óptico de Caracteres es una tecnología que reconoce los caracteres de un texto, permitiendo digitalizar la imagen de un documento y su posterior edición.

Dentro de los beneficios de esta tecnología se encuentran:

Reducción de costos de impresión, copias, y gastos de envío.
Hasta 80% mayor velocidad en el al procesamiento de un documento.
Reducción de los errores humanos al transcribir un texto.
Libera espacios que antes se usaban para almacenamiento.
Mejora la eficiencia de los procesos con transacciones electrónicas.

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Esta comparativa hace evidente que ambos métodos de almacenamiento de archivos siguen estando interrelacionados entre ellos, lo importante es lograr una gestión de los archivos que sea eficaz para la manipulación diaria de documentos y al mismo tiempo, tener un respaldo que pueda ser consultado después de varios años y que prevenga alteraciones en los archivos.

Si usted está interesado en actualizar su almacenamiento y control de archivos, contáctenos.