La palabra ahorro puede asociarse a un sinfín de verbos como administrar, preservar cuidar o prevenir, en gran parte porque va relacionado con la idea de no desperdiciar recursos, manteniéndolos en resguardo en caso de ser requeridos en futuras situaciones o en casos de crisis, en este sentido, tener una cultura del ahorro en diferentes ámbitos de la vida resulta sumamente conveniente para lograr ciertos beneficios económicos de largo plazo.

El costo dentro de una organización puede llegar a tener grandes repercusiones sin ser un aspecto detectado o considerado. Cada hora que un colaborador dedica a la búsqueda de un documento o archivo, infiere en un porcentaje del salario que se pierde al no estar dirigido a actividades productivas que favorezcan el crecimiento del negocio.

Al respecto, un estudio realizado en Estados Unidos de América por la compañía Coopers & Lybrand, menciona que “el 90% de las tareas típicas de una empresa giran alrededor de la búsqueda y distribución de documentos en papel y que el 30% del tiempo de trabajo de los empleados se invierte en encontrar dichos documentos”.

Existen varios factores que influyen en el objetivo de generar ahorro a partir de un archivo organizado, dentro de ellos se encuentran los materiales, por ejemplo, trabajar con papel implica ciertos lineamientos de gestión, control y almacenaje. No obstante, “el 90% de la memoria corporativa de una empresa existe en papel”.

Lo anterior demuestra que aún queda mucho camino por recorrer, aún cuando el ritmo con el que avanza la tecnología parece alcanzarnos. Crear un archivo a partir del papel requiere de una inversión, tanto de tiempo como por parte del personal, debido a la organización que implica; el tiempo es dinero y por tanto, mantener el archivo correctamente organizado debe ser una constante.

La investigación de Coopers & Lybrand explica las repercusiones económicas que se derivan de un archivo en papel y aún más, desordenao. El estudio explica que “los empleados invierten mensualmente entre un 20% y 40% de su tiempo de trabajo para buscar la información que necesitan para poder realizar su trabajo e invierten entre el 5% y el 15% de su tiempo leyendo información… pero gastan el 50% del tiempo buscándola”, esto refiriendonos a porcentajes de productividad.

En el aspecto monetario, la investigación también refiere que “los costos involucrados en el trabajo de archivar un documento es de $ 20,00; el de buscar un documento mal archivado $120,00; y el de rehacer un documento perdido es de $ 220,00”.

Por esa razón, es importante que cada documento, archivo o carpeta generada, se encuentre en correcto control, lo que implica el conocimiento de las variables que rodean el manejo de los documentos como son el tipo de papel utilizado, el equipo de impresión utilizado, el material de las cajas donde se archivan, así como el espacio de almacenamiento, a fin de garantizar la integridad física de cada documento a pesar del tiempo.

A difrencia del archivo digital, el uso del papel requiere mayor atención, por esa razón, lo recomendable es tener un estructura de los documentos, formatos establecidos, folios y procesos del sistema de gestión de documentos y estatus de consulta; para mejoras en la compañía respecto a su archivo, recuerde que existen empresas especializadas que pueden ser de utilidad para la seguridad y resguardo de documentos, adicionalmente, le ayudan a lograr fácilmente la digitalización de la empresa.